Le glossaire de l’événementiel EventSoft regroupe les principaux termes utilisés par les organisateurs d’événements, agences, collectivités et entreprises, ainsi que les termes spécifiques au logiciel EventSoft pour tous nos utilisateurs.
Trouvez rapidement la définition des termes clés du secteur : contrats, paie, planification, organismes et lexique spécifique EventSoft®.
Document que l’employeur remet mensuellement à l’intermittent et à Pôle Emploi pour attester des heures déclarées.
Organisme de la culture et du spectacle qui finance la formation professionnelle des intermittents et des entreprises du secteur événementiel.
Action d’attribuer un salarié, un matériel ou un véhicule à une prestation ou à une phase. Pour un prestataire technique, une affectation fiable rapproche les besoins de la prestation des disponibilités et des compétences de l’équipe. Découvrez EventSoft, logiciel de gestion événementielle.
Structure spécialisée dans la mise à disposition d’hôtes, techniciens, manutentionnaires ou équipes de service.
Demande urgente de personnel supplémentaire pour couvrir un besoin imprévu ou une charge de travail accrue. Pour répondre vite, il est utile de retrouver les candidatures et les profils correspondant au besoin. Le module de gestion des candidatures présente les outils dédiés à ce suivi.
Document remis en fin de contrat, indispensable pour les démarches chômage et la continuité des droits.
Groupe de protection sociale des métiers du spectacle : retraite, prévoyance et mutuelle.
Personnel prévu en remplacement pour anticiper les absences ou les no-show. Prévoir un remplaçant est particulièrement important sur les postes indispensables au montage ou à l’exploitation. Un suivi structuré des candidatures peut aider à repérer les profils mobilisables : gestion des candidatures EventSoft.
Bibliothèques centralisées regroupant toutes les ressources utilisables dans les prestations. Une base centralisée facilite la préparation des prestations récurrentes et la recherche des ressources utiles. La page de présentation d’EventSoft détaille la solution de gestion destinée aux professionnels de l’événementiel.
Réunion rapide avant la prestation pour rappeler les objectifs, la sécurité et l’organisation.
Fiche de paie intégrant des éléments spécifiques : heures travaillées, cachets, cotisations Congés Spectacles, base Pôle Emploi.
Structure dédiée à la gestion administrative, logistique et financière d’un projet événementiel.
Certification permettant d’utiliser certains engins (nacelles, chariots…).
Mode de rémunération forfaitaire utilisé notamment pour les artistes et certains métiers techniques.
Organismes spécifiques selon les conventions collectives (BTP, HCR – Hôtels, Cafés, Restaurants, etc.).
Texte réglementaire définissant les règles applicables aux métiers du spectacle, de la technique, de la sécurité ou de l’HCR.
Contrat de travail à durée déterminée utilisé lorsque la mission nécessite une date de fin précise. Moins flexible que le CDDU dans l’événementiel.
Contrat autorisé dans les secteurs où l’activité est par nature irrégulière. Il s’applique souvent aux techniciens événementiels et au personnel en mission courte. Avant de recourir à ce contrat, vérifiez que son usage est adapté à l’activité et au poste concernés ; le glossaire ne remplace pas un conseil juridique ou paie. Pour replacer ces besoins dans le quotidien des équipes techniques, consultez la page EventSoft pour les prestataires techniques.
Document remis au salarié à la fin de sa mission, confirmant les dates d’emploi et la nature de l’activité effectuée.
Compétences réglementées permettant de travailler en levage, en électricité, en hauteur, etc. En pratique, les habilitations doivent être vérifiées au regard des tâches confiées et de leur validité. Un suivi organisé des informations des équipes contribue à préparer les affectations ; découvrez EventSoft.
Process de pointage à l’arrivée et au départ permettant de contrôler la présence et les heures travaillées. Le pointage permet de rapprocher les présences constatées des horaires prévus, puis de faciliter la vérification des heures. Consultez le module d’émargement digital.
Centre médical spécialisé dans les métiers du spectacle, assurant le suivi médical obligatoire des techniciens.
Caisse qui collecte et redistribue les congés payés des intermittents, alimentée par les cotisations employeurs.
Règles spécifiques selon les métiers : prestataires techniques, spectacle vivant, audiovisuel, sécurité, HCR. Elle encadre salaires, horaires et obligations.
Retour d’expérience effectué après la mission pour améliorer les pratiques futures.
Informations fournies par les salariés pour indiquer leurs jours et heures possibles de travail. Des disponibilités à jour aident les équipes de planification à vérifier si les ressources pressenties peuvent être mobilisées. L’application Mon EventSoft est conçue pour les échanges avec les collaborateurs.
Liste des équipements confiés au salarié (tenues, matériel léger, badges…).
Déclaration obligatoire faite à l’URSSAF avant toute prise de poste, permettant d’officialiser l’embauche. Elle conditionne l’ouverture des droits sociaux.
Structure assurant la gestion opérationnelle d’un lieu événementiel (sécurité, accès, régie interne).
Contrat d’usage du secteur hôtellerie-restauration, souvent utilisé pour le catering ou le service événementiel.
Document envoyé au personnel indiquant les informations essentielles : lieux, horaires, responsables et consignes. Pour être utile sur le terrain, elle doit permettre de retrouver rapidement l’adresse, les horaires, les contacts et les consignes d’accès. Découvrez l’application Mon EventSoft, destinée aux collaborateurs.
Planning opérationnel détaillant les tâches, les horaires et l’organisation générale de la prestation. Une feuille de service claire réduit les ambiguïtés sur les horaires, les responsabilités et l’enchaînement des tâches. Pour situer cet enjeu dans l’organisation d’une entreprise du secteur, consultez la page Prestataires techniques.
Dossier complet regroupant les données administratives, compétences, disponibilités et historiques d’un salarié. Pour affecter une personne à une mission, il est utile de retrouver ses coordonnées, ses compétences et les informations nécessaires à la préparation de la prestation. En savoir plus sur EventSoft.
Représentation chronologique d’une prestation, de ses tâches et de ses phases.
Guichet unique permettant aux organisateurs occasionnels ou non professionnels d’employer des artistes et techniciens de manière simplifiée.
Certification obligatoire pour travailler à proximité d’installations électriques.
Montants versés pour couvrir des dépenses liées à la mission, variables selon la convention collective applicable.
Mise à disposition de personnel via une agence d’intérim, souvent pour les besoins urgents en manutention ou en technique.
Statut spécifique combinant périodes de travail et périodes non travaillées, couvert par les Annexes 8 et 10 de Pôle Emploi. Très courant pour les métiers techniques.
Nombre minimum ou optimal de salariés nécessaires pour assurer une prestation.
Centre de congrès, salle ou espace accueillant un événement, avec ses contraintes propres.
Phase de chargement et d’installation du matériel en début de prestation, généralement réalisée par des roads et des techniciens. La préparation du load-in dépend notamment des horaires d’accès, des volumes à manutentionner et de la coordination entre équipes. Retrouvez le contexte métier sur la page dédiée aux prestataires techniques.
Phase de démontage et de rechargement du matériel à la fin d’une prestation. Un load-out bien coordonné facilite le démontage, le retour du matériel et la libération du site dans les délais convenus. Découvrez les enjeux opérationnels des prestataires techniques événementiels.
Fournisseur de matériel (son, lumière, vidéo, structure) mis à disposition sans personnel.
Taux de rémunération supplémentaires prévus par les conventions collectives, fréquents dans les prestations événementielles.
Absence non signalée d’un salarié le jour de la prestation. Un plan de remplacement et des informations de contact accessibles permettent de réagir plus rapidement en cas d’absence. Le module de gestion des candidatures est une page utile pour explorer le suivi des profils.
Segment d’une prestation (ex. montage / exploitation / démontage) permettant de planifier précisément les ressources. Distinguer montage, exploitation et démontage permet de préciser les horaires et les effectifs nécessaires à chaque étape. EventSoft s’adresse aux professionnels qui organisent leurs prestations et leurs ressources.
Vue Kanban permettant de gérer les étapes du recrutement.
Affichage plein écran destiné aux espaces de production pour visualiser les plannings en temps réel.
Planification anticipée des besoins en personnel, utilisée pour organiser équipes, horaires et compétences. Anticiper les besoins aide à repérer les conflits de disponibilité et les postes qui restent à pourvoir avant l’événement. Découvrez la solution EventSoft pour la gestion événementielle.
Branche spécialisée dans la gestion des droits des intermittents du spectacle.
Entreprise fournissant du matériel, des techniciens et des services de production pour un événement. Son organisation combine souvent équipes, matériel, véhicules et plusieurs phases de travail sur un même événement. Consultez la page EventSoft consacrée aux prestataires techniques.
Unité de travail dans EventSoft® regroupant un événement, ses phases et toutes les ressources affectées.
Phase où le personnel est en action sur site : montage, exploitation, démontage.
Niveaux de droits définissant ce que chaque utilisateur peut voir ou modifier.
Niveau ou rôle technique d’un salarié, utilisé pour filtrer et affecter les ressources. Définir les qualifications attendues en amont aide à proposer des profils correspondant aux tâches et aux responsabilités prévues. Consultez le module de gestion des candidatures.
Module générant et maintenant à jour le registre légal de tous les salariés.
Manutentionnaire événementiel chargé du chargement, du déchargement et du déplacement du matériel lors du montage et du démontage.
Document regroupant les informations logistiques nécessaires aux équipes et à la coordination.
Document obligatoire listant tous les salariés de l’entreprise, y compris les contrats courts et les intermittents.
Système de sécurité assurant la redondance et la protection des données.
Sous-ensemble d’une prestation permettant d’organiser les affectations par équipes ou par zones.
Prestataire assurant la restauration du personnel et des équipes techniques.
Structure gérant la coordination globale d’un événement : budget, technique, planning et logistique.
Entreprise mandatée par un prestataire principal pour réaliser une partie de la prestation. Dans EventSoft®, prestataire externe enregistré pour être affecté à des prestations avec ou sans personnel.
Logiciel de référence pour la gestion des paies des intermittents et le calcul des obligations sociales dans le spectacle.
Nature contractuelle d’un salarié (intermittent, CDDU, extra, etc.).
Lien entre EventSoft® et les agendas des collaborateurs pour afficher leurs missions.
Contribution due par les organisateurs d’événements faisant intervenir des artistes.
Contribution employeur destinée au financement de la formation via l’AFDAS.
Durées minimales obligatoires entre deux missions, essentielles en planification RH dans les équipes techniques.
Ensemble de courses ou de déplacements à effectuer par un chauffeur ou un véhicule sur une période donnée.
Organisation d’équipes se déplaçant sur plusieurs lieux ou événements successifs.
Prestataire fournissant la restauration événementielle (repas, buffets) ainsi que les équipes de service. TOR = Traiteur Organisateur de Réception.
Organisme collectant les cotisations sociales et recevant les DPAE.
Personne engagée pour une mission ponctuelle, sans garantie de récurrence. Son statut dépend de la structure qui l’emploie.
Signature du salarié ou du responsable attestant des heures réellement effectuées, et confirmation de ces heures pour préparer la paie. La validation des heures constitue une étape de contrôle avant la préparation de la paie : les écarts entre le prévu et le réalisé peuvent ainsi être examinés. Découvrez le module Émargement Digital.
Découvrez EventSoft® dès maintenant !
Planification, DPAE, contrats, paie, conformité : voyez comment EventSoft® simplifie le quotidien des professionnels de l’événementiel.
