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Nous avons rassemblé ici les questions les plus courantes au sujet de notre solution de gestion et de planification événementielles.
EventSoft® s’adresse à tous les professionnels qui doivent planifier des ressources humaines et matérielles autour d’un événement : prestataires techniques (son, lumière, vidéo, structures), employeurs d’intermittents du spectacle, loueurs de matériel, traiteurs, agences d’hôtesses/hôtes, sociétés de sécurité événementielle, collectivités et lieux de diffusion, ou encore chaînes TV et structures de production audiovisuelle.
Le logiciel EventSoft® est conçu pour améliorer la planification événementielle en vous offrant une visibilité complète sur l’état d’avancement de chaque prestation, de la phase de conception à l’exécution. Grâce au suivi en temps réel des étapes clés, des tâches et des ressources, vous assurez une coordination parfaite et une livraison ponctuelle de vos événements.
EventSoft® simplifie la gestion de vos ressources événementielles (humaines, techniques, logistiques) en centralisant la planification des équipes et l’affectation du matériel sur un seul tableau de bord. Cette centralisation réduit les conflits de planning et assure une optimisation maximale de l’utilisation de votre parc, qu’il s’agisse de personnel ou de matériel.
EventSoft® vous fait gagner un temps précieux en automatisant les tâches administratives et de coordination chronophages. L’outil gère automatiquement les conflits d’horaires, les affectations et le suivi des heures travaillées, permettant à vos chefs de projet de se concentrer sur l’expérience client et le développement de votre activité.
EventSoft® se distingue par son approche 100% événementielle et sa gestion unifiée des ressources et de la planification en temps réel. Nos avantages incluent une interface pensée pour les besoins du secteur, une intégration transparente avec d’autres systèmes, et un support client réactif pour assurer une utilisation optimale lors de vos périodes de forte activité.
Le logiciel de planification EventSoft® est développé pour permettre l’intégration avec vos logiciels et systèmes existants (ex. : logiciels de gestion commerciale, de comptabilité). Découvrez tous les connecteurs EventSoft possibles. Cette interopérabilité est essentielle pour centraliser vos données et garantir une fluidité d’information entre la gestion de projet et l’administration. Contactez-nous pour explorer vos besoins d’intégration spécifiques.
Oui, c’est l’un des piliers d’EventSoft® : les DPAE/DUE sont émises automatiquement auprès de l’URSSAF, les contrats de travail sont générés à partir de votre propre matrice à chaque embauche, et les feuilles de route ou feuilles de mission sont automatisées. Des formalités complémentaires comme l’AEM, les congés spectacles ou l’attestation France Travail peuvent également être générées.
Le module d’émargement digital permet de suivre en temps réel la présence de vos équipes : filtrage des émargements par jour, prestation, phase ou statut, visualisation des horaires prévus versus réalisés, gestion des signatures et transmission automatique des données validées vers la paie.
Oui, via un module dédié : les salariés ou responsables saisissent leurs notes de frais directement dans l’outil, avec transmission des justificatifs, un circuit de validation (partielle ou globale) et un export comptable et bancaire prêt à l’emploi.
Oui, le module Courses & Tournées permet de créer et organiser vos tournées, d’attribuer chauffeurs et véhicules disponibles, de générer en un clic les feuilles de tournée, salaires et contrats associés, et de suivre l’avancée de la course (chargement, livraison, signature client) via l’application mobile.
Oui, deux modules répondent à ce besoin : un module Candidatures pour créer des formulaires diffusables sur votre site ou vos réseaux sociaux (avec création automatique de la fiche salarié à l’acceptation), et un module Offres d’emploi qui permet à votre personnel de se positionner sur une mission directement depuis l’application mobile.
Oui, le module Plasma permet d’afficher votre planning EventSoft® sur un grand écran avec rafraîchissement et défilement automatiques, des filtres configurables, jusqu’à 15 jours d’affichage.
Oui, l’envoi de SMS et d’emails est intégré à la plateforme (SMS facturés à la consommation), avec des modèles et champs dynamiques, pour confirmer des disponibilités ou envoyer des rappels automatiques à vos équipes.
Oui, la gestion multi-entités est prise en charge, ce qui convient aux groupes ou structures gérant plusieurs sociétés, établissements ou marques sous un même compte.
Oui, le module Devis & Factures centralise la création de devis personnalisés, leur transformation en facture une fois validés, le suivi des règlements et avoirs, ainsi que l’envoi direct par email au client, avec une visibilité en temps réel sur les paiements.
Oui, le module Analyse financière et les tableaux de bord personnalisables permettent de suivre les coûts, les temps passés et la rentabilité de chaque prestation ou de votre activité globale.
EventSoft® propose une gestion avancée et personnalisable des droits, avec plusieurs niveaux de profils (par exemple Responsable, Autonome, Simple). Vous pouvez ainsi donner un accès complet à vos équipes de planification et un accès limité à la simple consultation pour votre personnel terrain.
La sécurité repose sur une connexion chiffrée de niveau bancaire (SSL/HTTPS), des sauvegardes automatiques multi-sites et des droits d’accès personnalisés selon les profils. En formule Cloud, l’ensemble de l’infrastructure, la sécurisation et les sauvegardes quotidiennes sont directement pris en charge par nos équipes.
Oui, EventSoft® propose un module d’authentification unique (SSO) compatible avec Microsoft Office 365 : vos collaborateurs se connectent avec leurs identifiants professionnels habituels, sans mot de passe supplémentaire à retenir, avec l’intégration native de la MFA (authentification multifacteur) et une gestion centralisée des accès via Active Directory.
Oui, EventSoft® propose la synchronisation du calendrier avec vos outils habituels, pour retrouver vos événements sans double saisie.
Oui, des passerelles existent avec les principales solutions du marché : Sage, Cegid, Silae, Movin’motion et Spaiectacle côté paie, ainsi que des intégrations comptables. Si votre outil n’est pas encore couvert, une passerelle dédiée peut être développée sur mesure.
Oui, EventSoft® communique notamment avec Locasyst, Rent+, Etah ou Locmat pour la gestion de parc matériel, ainsi qu’avec Sage, Cegid/CBO ou Ungerboeck/EBMS côté gestion commerciale.
Oui, via notre partenaire Coffreo, qui permet la dématérialisation des contrats de travail et leur signature électronique directement liée au processus EventSoft®.
Nous vous assurons un accompagnement personnalisé de A à Z. Notre équipe se charge de l’installation complète, de la configuration selon votre méthode de travail, et de l’import sécurisé de vos bases de données. Une formation complète est fournie pour une prise en main optimale, avec une possible prise en charge à 100 % via l’OPCO. La maintenance continue vous garantit support et assistance.
EventSoft® est parfaitement adapté et modulable pour toutes les tailles d’entreprise, des PME aux grandes structures événementielles. Notre solution est flexible et couvre l’ensemble des métiers de l’événementiel, incluant la location de matériel, la prestation technique, le traiteur ou l’agence de production. Nos offres s’ajustent à vos besoins spécifiques.
Oui. Une présentation commerciale est proposée en amont, suivie d’une démonstration complète du logiciel en visioconférence, pour vous permettre de juger de son adéquation avec vos besoins avant toute décision.
Le déploiement suit un parcours structuré : préparation de l’environnement (ou activation du Cloud), ouverture des flux réseau si installation sur site, déploiement du logiciel et de la base de données, configuration SSL, import de vos données existantes, paramétrage des accès utilisateurs, mise en place des tâches planifiées, puis tests de recette et validation fonctionnelle avant la mise en production.
Oui. Le logiciel est accessible sur PC, Mac, tablette et smartphone. Une application mobile dédiée permet à vos équipes terrain de consulter leur planning, indiquer leurs disponibilités et rester connectées où qu’elles soient.
Oui, l’import de vos données (fichiers clients, bases de personnel, historiques…) fait partie intégrante du processus de déploiement, qu’il s’agisse d’une première mise en place ou d’une migration depuis un autre outil.
Les deux options existent. EventSoft® peut être hébergé sur votre propre serveur (architecture Windows Server) ou en formule Cloud clé en main : dans ce cas, l’hébergement, la sécurisation et les sauvegardes quotidiennes sont pris en charge pour vous, et vos équipes accèdent au logiciel depuis n’importe où avec une simple connexion internet, sans contrainte d’achat, de configuration ou de maintenance d’un serveur physique.
EventSoft® est proposé sous forme d’abonnement mensuel pour vous garantir une flexibilité et une maîtrise des coûts totales. Cet abonnement inclut toutes les mises à jour, un support technique illimité basé en France et l’hébergement sécurisé, vous assurant une tranquillité d’esprit sans frais cachés.
Le coût de l’abonnement EventSoft® est personnalisé et dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Le prix est ajusté en fonction du nombre d’utilisateurs (licences) et des modules fonctionnels que vous choisissez d’activer. Contactez-nous pour obtenir une évaluation précise de vos besoins.
Le logiciel EventSoft® bénéficie de mises à jour très régulières qui sont toutes incluses dans votre abonnement. Ces mises à jour assurent une utilisation optimale, la conformité légale et vous donnent accès aux nouvelles fonctionnalités développées pour le secteur de l’événementiel.
Oui, des sessions de formation sont proposées pour vous aider, vous et vos équipes, à tirer le meilleur parti d’EventSoft®, que ce soit lors du déploiement initial ou pour approfondir l’usage de modules spécifiques.
Notre équipe reste disponible pour vous accompagner sur toute question technique ou fonctionnelle liée à votre utilisation quotidienne du logiciel.
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