ARTO est une société belge spécialisée dans les prestations techniques audiovisuelles. L’entreprise intervient sur de nombreux événements et s’appuie sur un réseau important de techniciens indépendants pour répondre aux besoins de ses clients.

L’entreprise devait relever un défi majeur : gérer efficacement le booking de ses équipes techniques, optimiser les déplacements et conserver toute la flexibilité nécessaire à son activité en constante évolution.

Forte de son expertise terrain, ARTO coordonne quotidiennement de nombreuses missions nécessitant une organisation rigoureuse des ressources humaines et logistiques. Pour soutenir sa croissance, l’entreprise recherchait une solution capable de s’adapter à ses processus spécifiques tout en simplifiant le travail des équipes opérationnelles.

Pour répondre à ces enjeux, ARTO a choisi de s’appuyer sur EventSoft®, une solution flexible et évolutive permettant d’optimiser la gestion des ressources et des déplacements tout en conservant l’agilité indispensable à son activité.

Concrètement, EventSoft® accompagne ARTO autour de trois axes stratégiques : la planification des techniciens, la gestion des disponibilités et l’optimisation des transports grâce aux modules Courses & Tournées.

Planification

Organisation des réservations de personnel avec une vision claire et centralisée des affectations, des missions et des disponibilités.

Gestion des équipes

Suivi des émargements et coordination simplifiée des techniciens pour fluidifier l’organisation des prestations.

Optimisation logistique

Gestion des courses et tournées afin d’améliorer l’organisation des déplacements et de gagner en efficacité opérationnelle.

Défis rencontrés

Gestion d’un grand nombre de techniciens indépendants : Coordonner les disponibilités, affecter les bonnes ressources aux bonnes missions et maintenir une organisation fluide.

Organisation des transports : Optimiser les déplacements des équipes et simplifier la gestion logistique des interventions.

Maintien de la flexibilité opérationnelle S’adapter rapidement aux changements de planning et aux demandes clients tout en conservant un haut niveau de service.

Besoin d’une solution évolutive Disposer d’un outil capable d’évoluer selon les besoins métier spécifiques du marché belge.

Bénéfices clés

– Gain de temps dans la gestion des équipes techniques

Une planification centralisée qui facilite le booking et le suivi des ressources.

– Optimisation des transports

Les modules Courses & Tournées permettent une organisation plus efficace des déplacements.

– Adaptation aux besoins métier

Un logiciel paramétrable qui s’adapte aux réalités opérationnelles d’ARTO.

– Accompagnement personnalisé

Des évolutions fonctionnelles construites à partir des retours terrain et des besoins exprimés par les équipes.

– Amélioration de l’efficacité opérationnelle

Une meilleure coordination des ressources humaines et logistiques au quotidien.

« Ce qui a vraiment changé notre quotidien, c’est la gestion des courses et tournées. C’est une fonctionnalité que l’on ne retrouve pas aussi efficacement dans les autres solutions du marché. »

Hugo Neyens, ARTO

Grâce à EventSoft®, ARTO a pu simplifier la gestion de ses équipes techniques, optimiser l’organisation de ses déplacements et gagner en efficacité opérationnelle. Au-delà de la solution logicielle, ARTO a trouvé un partenaire capable de faire évoluer l’outil selon ses besoins métier, garantissant ainsi une solution parfaitement adaptée à une activité événementielle exigeante et en forte croissance.