Simplifiez la communication avec vos équipes terrain en événementiel
Optimisez la communication de vos équipes événementielles avec EventSoft
Dans le secteur de l’événementiel, la coordination des équipes est un défi quotidien. Entre les plannings mouvants, les sites multiples, les profils variés et les imprévus de dernière minute, la communication devient vite un véritable parcours du combattant. Trop souvent, les informations circulent de manière désorganisée : un SMS ici, un email là, une consigne orale oubliée en chemin. Résultat : confusion, retards, et parfois même des prestations compromises.
C’est là qu’intervient EventSoft, une solution pensée pour simplifier la gestion des équipes événementielles et fluidifier la communication, même à distance.
Le chaos des échanges dans l’événementiel : un frein à la performance
Vous reconnaissez ce scénario ? Un planning envoyé en PDF, des changements de dernière minute par SMS, des questions qui affluent sur WhatsApp, et une équipe qui arrive sur site sans les bonnes infos. Dans un environnement aussi dynamique que l’événementiel, chaque oubli ou malentendu peut coûter cher : perte de temps, stress, mauvaise image auprès du client, voire annulation d’une mission.
La clé pour éviter ces écueils ? Une communication centralisée, claire et réactive, accessible à tous les intervenants, où qu’ils soient.
EventSoft : une plateforme unique pour tout centraliser
Avec EventSoft, vous dites adieu aux messages éparpillés. Tous les échanges passent par deux canaux principaux – SMS et email – configurables directement dans le logiciel. Vous créez vos offres de mission en quelques clics, les envoyez à vos contacts en masse, et suivez les réponses en temps réel. Plus besoin de relancer un par un ou de chercher des infos dans dix conversations différentes.
– Communication fluide et directe : diffusez vos offres de mission en quelques clics grâce à l’envoi groupé de SMS ou d’e-mails à vos intermittents.
– Réactivité en temps réel : suivez les réponses en direct et adaptez votre planning sans délai, pour une organisation sans faille.
– Planification proactive : interrogez vos équipes sur leurs disponibilités à des dates précises pour anticiper vos besoins.
– Gain de temps grâce à l’automatisation : programmez des rappels automatiques pour les missions à venir afin que chacun soit informé et prêt à temps.
“Depuis qu’on utilise EventSoft, les échanges avec nos équipes terrain sont beaucoup plus fluides. Tout le monde reçoit les infos au même moment et on a réduit les erreurs de planning de moitié.”
— Emmanuelle L., Responsable logistique
Une gestion des disponibilités simplifiée
Vous avez besoin de savoir qui est dispo pour samedi prochain ? Avec EventSoft, vous interrogez vos intermittents via l’application, par SMS ou email. Ils répondent directement depuis leur téléphone, et leurs réponses s’intègrent automatiquement dans le planning. Fini les tableaux Excel à mettre à jour manuellement ou les appels à répétition.
Vos équipes peuvent également renseigner leurs indisponibilités directement depuis l’application mobile, ce qui facilite la planification et évite les doublons.
👉 Les demandes de disponibilités via SMS / email sont entièrement intégrées dans EventSoft. Vous pouvez solliciter vos équipes en masse, suivre les réponses en temps réel, et ajuster votre planification en quelques clics.
Un planning clair, dans la poche de chaque intervenant
Combien de fois vos équipes arrivent-elles sur site sans connaître l’adresse exacte, l’horaire, le nom du chef d’équipe ou la tenue exigée ? Avec EventSoft, chaque salarié accède à son planning complet depuis son téléphone. Toutes les informations sont à jour, les documents sont accessibles, et les changements sont synchronisés en temps réel.
Grâce à l’application mobile, vos intervenants disposent d’un accès instantané à toutes les informations clés : lieu, horaires, client, équipe, documents à consulter…
👉 Grâce à l’application mobile EventSoft, vos salariés peuvent consulter toutes les informations de prestations directement sur leur smartphone — lieu, horaires, contacts, documents, consignes, …
Résultat : vos équipes sont autonomes, mieux préparées, et plus efficaces sur le terrain.
Préparez vos équipes à distance, sans stress
Plus besoin d’envoyer des plannings par mail ou d’organiser des réunions interminables. Grâce à l’application mobile EventSoft, vos collaborateurs peuvent consulter leur planning à tout moment, signaler leurs indisponibilités, et accéder aux documents essentiels. Vous gardez le contrôle, même à distance, et vos équipes restent connectées et alignées.
La communication est fluide, sécurisée et centralisée sur un seul outil. Vous limitez les canaux à l’essentiel, pour une meilleure lisibilité et une meilleure réactivité.
En résumé : une communication fluide pour des événements réussis
Dans l’événementiel, la réussite d’une mission repose sur une communication fluide avec les équipes. EventSoft vous permet de centraliser les échanges, de gérer les réponses en temps réel, et de garantir un accès clair et rapide aux plannings. Vous gagnez en efficacité, vos équipes en autonomie, et vos clients en satisfaction.
En plus, grâce à la création automatique de fiches salariés à partir des candidatures acceptées, vous simplifiez l’onboarding et réduisez les tâches administratives.
Yoan Bertin
Élevé au cœur de l’évènementiel, Yoan est issu d’une formation d’ingénieur en gestion d’entreprise. Co-fondateur d’Intrapole, éditeur de la solution EventSoft®, il assure la direction générale et commerciale d’Intrapole.