Simplifiez la gestion administrative et la planification d’équipe avec EventSoft®
Organiser une prestation événementielle exige une organisation sans faille. Entre la planification, la logistique, la communication et les formalités administratives à gérer, les tâches peuvent rapidement devenir complexes.
Un oubli, un retard ou une mauvaise coordination peut impacter la qualité de l’événement et générer des surcoûts.
Pour simplifier chaque étape et offrir une vision globale du projet, EventSoft® s’impose comme une solution tout-en-un, performante et intuitive, pensée pour les professionnels de l’événementiel et du spectacle vivant.
1. Planification et coordination
Avec EventSoft®, la planification d’une prestation devient simple et structurée.
Le logiciel permet d’élaborer un calendrier précis, de créer des tâches et des phases (montage, démontage, etc.), d’attribuer des responsabilités et de suivre en temps réel l’avancement de chaque étape. Vous pouvez visualiser vos plannings sous forme de Gantt ou de planning journalier, filtrer par équipe ou par ressource, et anticiper les conflits d’affectation.
Grâce à son tableau de bord collaboratif, les équipes disposent d’une vision d’ensemble du projet et peuvent anticiper les besoins, les retards ou les imprévus.
La centralisation des informations évite les erreurs de communication et améliore la coordination entre les différents acteurs internes et externes.
2. Gestion des formalités administratives
EventSoft® intègre également un module dédié aux formalités administratives : Génération des DPAE (Déclarations Préalables à l’Embauche) Création des Contrats de travail et Calcul de la Paie.
Cette fonctionnalité facilite l’embauche temporaire du personnel événementiel en automatisant les formalités légales.
Le logiciel permet de générer les documents nécessaires, de suivre leur statut et d’assurer leur conformité avec la réglementation en vigueur.
Ainsi, les organisateurs peuvent gérer sereinement leurs obligations sociales, tout en garantissant la sécurité juridique de leurs opérations.
EventSoft® va plus loin : il propose des alertes automatiques en cas de non-conformité (visites médicales, cartes professionnelles, habilitations) et un suivi complet des obligations légales. Les démarches administratives sont souvent fastidieuses lors de l’organisation d’un événement. EventSoft® les simplifie en intégrant un système de suivi des documents et des validations.
Contrats, autorisations, conventions ou assurances peuvent être stockés, partagés et archivés directement sur la plateforme.
3. Gestion logistique
Côté logistique, EventSoft® permet de gérer les lieux, les plans d’implantation, les ressources techniques, les fournisseurs et les prestataires. Vous pouvez créer des fiches détaillées pour chaque ressource (véhicules, matériel, salles, équipes), définir des disponibilités, et affecter ces ressources aux différentes phases du projet.
Chaque ressource est suivie dans un tableau clair, garantissant une gestion optimale des moyens et une exécution sans accroc le jour J. EventSoft® intègre également la gestion des stocks et des besoins techniques : câblage, éclairage, sonorisation, sécurité… tout est planifié pour éviter les oublis.
Les plans d’implantation peuvent être associés aux prestations pour visualiser la disposition des équipements et anticiper les contraintes techniques.
Enfin, la messagerie intégrée et les notifications automatiques permettent de communiquer rapidement avec les prestataires et de valider les étapes logistiques sans perte d’information.
4. Suivi financier et reporting
EventSoft® propose un module financier complet pour garder la maîtrise du budget à tout moment.
Élaboration du budget prévisionnel, suivi des dépenses et recettes, génération de rapports automatiques… tout est centralisé pour garantir la transparence et la précision.
Vous pouvez comparer le budget initial avec le réalisé, identifier les écarts et ajuster vos décisions en temps réel. Les tableaux de bord interactifs offrent une vision claire et permettent de prendre des décisions rapides et éclairées, que ce soit pour ajuster une dépense ou pour établir un bilan global.
5. Une application mobile dédiée
Pour accompagner les vacataires sur le terrain, EventSoft® propose une application mobile disponible sur smartphone et tablette.
Intuitive et connectée à la version web, elle leur permet de consulter leurs plannings, valider des tâches, ou encore accéder aux informations logistiques en temps réel.
Grâce à cette solution, les vacataires restent réactifs et connectés, même en déplacement, garantissant une gestion fluide et instantanée le jour de la prestation. Les notifications push assurent que chaque membre reçoit les informations importantes sans délai.
L’application améliore la coordination sur place et facilite la communication entre les membres du staff et les organisateurs.
6. Une solution évolutive et personnalisable
EventSoft® s’adapte à tous types de secteur événementiel, que vous soyez prestataire technique, traiteur, agence de sécurité, …
Personnalisation des formulaires, modules spécifiques, intégrations avec d’autres outils numériques (CRM, comptabilité, …) : le logiciel est conçu pour évoluer selon les besoins et les contraintes de chaque organisation.
EventSoft® est un logiciel modulable, conçu pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation, quelle que soit la taille ou la complexité de ses événements. Vous pouvez activer uniquement les modules dont vous avez besoin et ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de votre croissance.
7. Un véritable partenaire de réussite
Plus qu’un simple logiciel, EventSoft est un partenaire stratégique pour les professionnels de l’événementiel.
Il automatise les tâches répétitives, centralise l’information et offre une vision globale de chaque projet.
En alliant performance, mobilité et simplicité d’utilisation, EventSoft® permet aux équipes de se concentrer sur l’essentiel: la créativité, la qualité de l’expérience et la satisfaction des participants.
Avec EventSoft®, chaque événement devient une réussite maîtrisée, de la préparation à la réalisation.
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