Locasyst & EventSoft : L’Intégration qui révolutionne votre logistique événementielle
Fatigué(e) de la double saisie entre vos outils de logistique et de planification ? Vous cherchez à éliminer les erreurs de communication entre vos équipes de production et d’exploitation ?
La passerelle entre Locasyst et EventSoft est la solution intégrée conçue pour résoudre ces défis.
En créant un flux de données unifiées et un flux de travail automatisé, elle transforme votre gestion opérationnelle. Ces deux logiciels ne sont pas simplement connectés ; ils ont été conçus pour fonctionner comme un seul et même système.
Une synergie totale : Quand la logistique rencontre la planification
La passerelle orchestre un flux de données intelligent entre les logiciels Locasyst et EventSoft. Son objectif : éradiquer la double saisie et fiabiliser votre chaîne d’information de la vente à l’exécution.
Le flux d’informations est conçu pour alimenter votre planification opérationnelle sans effort :
• Bons de location (Locasyst) → Prestations (EventSoft)
Les contrats de location validés dans Locasyst se transforment automatiquement en prestations détaillées dans EventSoft, incluant les différentes phases du projet (montage, exploitation, démontage) et tous les besoins qui y sont associés.
• Prestations (EventSoft) → Courses (EventSoft)
À partir de ces prestations, EventSoft génère automatiquement le plan de transport, c’est-à-dire l’ensemble des « courses » ou missions logistiques : les livraisons chez le client, les reprises de matériel, mais aussi les enlèvements chez vos sous-traitants ou les navettes entre vos entrepôts.
• Clients (Locasyst) → Base de contacts (EventSoft)
Les fiches clients sont également synchronisées, assurant que vos équipes travaillent toujours avec une base de données unifiée et parfaitement à jour.
Une passerelle flexible, conçue pour votre organisation
La force de cette intégration réside dans sa flexibilité. Vous gardez le contrôle total sur les données partagées entre les deux outils. La passerelle n’est pas une solution rigide ; vous pouvez activer les options de synchronisation qui correspondent précisément à vos processus internes.
Deux modes d’importation au choix
- Import Manuel
Pour un contrôle ponctuel, vous pouvez créer une prestation directement dans EventSoft et la relier manuellement à un numéro de bon de location Locasyst.
2. Import Automatique
Pour automatiser entièrement le processus, l’importation se déclenche sur la base de critères précis que vous définissez : Le statut du bon, le pourcentage de chances du devis, le type de devis.
Des options de synchronisation à la carte
Configurez la passerelle pour qu’elle s’adapte parfaitement à votre organisation en activant les modules dont vous avez besoin.
🔹Synchronisation des infos essentielles
• Informations Générales (activé par défaut) : Synchronise les données essentielles de chaque prestation (nom de l’événement, dates, client, lieu) et assure la mise à jour automatique de votre carnet d’adresses.
• Synchronisation des Documents : Transfère automatiquement les documents joints à un devis Locasyst dans la fiche de la prestation EventSoft correspondante, centralisant ainsi toute la documentation projet.
🔹Synchronisation des besoins en ressources
• Phases et Étapes du Projet : Importe les différentes phases de vos prestations (montage, événement, démontage). Vous pouvez choisir de n’activer que les phases pertinentes pour votre organisation.
• Besoins en Personnel : Transférez automatiquement les besoins en ressources, mais aussi les responsables de mission assignés dans Locasyst, assurant que chaque intervenant clé est parfaitement identifié dans la planification EventSoft.
• Besoins en Transport : Synchronise les besoins en véhicules liés à chaque phase pour une gestion logistique et une planification des tournées optimisées.
🔹Synchronisation logistique
• Gestion des Courses et Sous-traitants : Synchronise toutes les navettes logistiques : livraisons, reprises, enlèvements chez les sous-traitants et transports internes.
• Consultation des Devis et Bons de Préparation : Permet à vos équipes de consulter les documents générés par Locasyst (devis, bons de préparation) directement depuis l’interface EventSoft, que ce soit sur ordinateur ou sur l’application mobile.
Le devis commercial se transforme quasi instantanément en un vrai plan d’action pour les équipes sur le terrain.
Des bénéfices concrets pour votre gestion quotidienne
Au-delà des fonctionnalités techniques, l’intégration Locasyst et EventSoft apporte des avantages directs et mesurables, adaptés aux rôles clés de votre organisation.
• Pour le Directeur des Opérations ► Visibilité totale et rentabilité maîtrisée !
En éliminant les erreurs de saisie manuelle, vous garantissez l’intégrité de l’information de la vente jusqu’à l’exécution. L’intégration du budget personnel depuis le devis Locasyst vers la planification des coûts dans EventSoft vous donne les outils pour calculer un retour sur investissement (ROI) précis par prestation et prendre des décisions stratégiques basées sur des données concrètes.
• Pour le Planificateur/Dispatcher ► Fini la double saisie, place à l’optimisation !
La création automatisée des prestations et des missions logistiques (courses) dans EventSoft à partir des bons Locasyst leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : l’optimisation des plannings, l’affectation des meilleures ressources et l’anticipation des imprévus.
• Pour le Chef de Projet sur le terrain ► Toute l’info, au bout des doigts !
Imaginez : le régisseur sur site a un doute sur le type de projecteur spécifié. Au lieu d’un appel paniqué au bureau, il consulte le devis Locasyst original et le bon de préparation directement depuis sa tablette via la version mobile EventSoft. L’information est validée en 30 secondes, l’erreur est évitée.
Prêt à visualiser comment cette intégration pourrait transformer vos opérations ?
Une plateforme en constante évolution
La passerelle entre Locasyst et EventSoft n’est pas un projet figé. Elle s’enrichit continuellement pour répondre aux nouvelles exigences du secteur. Parmi les développements récents et à venir :
► La remontée des matériels du bon de location dans les tournées EventSoft pour une visibilité complète.
► La création de bons de livraison et de reprise en version mobile, avec la possibilité de recueillir une signature électronique.
► Prochainement, l’écriture des commandes de sous-traitance depuis EventSoft vers le logiciel de gestion des achats Comsyst (Suite Locasyst), bouclant ainsi la boucle de la gestion des fournisseurs externes.
L’intégration de Locasyst et EventSoft va bien au-delà d’une simple connexion technique. Elle crée un écosystème logiciel unifié qui rend vos opérations plus efficaces, plus fiables et moins sujettes aux erreurs. En éliminant les tâches manuelles répétitives et en centralisant l’information, vous donnez à vos équipes les moyens de se concentrer sur leur cœur de métier : la réussite de vos événements.
FAQ sur la passerelle Locasyst X EventSoft
Est-il possible de choisir quelles informations sont synchronisées ?
Oui, absolument. La passerelle est entièrement flexible. Chaque option de synchronisation (besoins, transport, phases, documents, etc.) peut être activée ou désactivée indépendamment. Notre équipe projet vous accompagne pour définir la configuration qui correspond le mieux à votre organisation et à vos workflows.
La communication se fait-elle dans les deux sens, d’EventSoft vers Locasyst ?
Le flux de données est conçu pour que la gestion commerciale et logistique dans Locasyst alimente la planification opérationnelle dans EventSoft. C’est le workflow le plus courant pour optimiser la production. Il existe d’autres configurations possibles pour des besoins spécifiques, n’hésitez pas à consulter nos experts pour discuter de votre cas d’usage.
La mise en place de la passerelle est-elle complexe ?
Non, car vous êtes accompagné à chaque étape. Notre équipe projet travaille avec vous pour analyser vos besoins, définir la configuration la plus adaptée et assurer un déploiement fluide. L’objectif est de rendre le processus simple et efficace pour vous.
Mes équipes sur le terrain peuvent-elles accéder aux informations de Locasyst ?
Oui. Les devis et bons de préparation générés dans Locasyst sont consultables directement depuis l’interface d’EventSoft, y compris sur l’application mobile. L’accès à ces documents est bien sûr géré par les droits que vous accordez à chaque utilisateur.
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