Les avantages de l’automatisation de la DPAE en événementiel
Chaque embauche, même pour quelques heures, engage l’employeur dans une obligation légale incontournable : la Déclaration Préalable à l’Embauche ou DPAE. Bien plus qu’une simple formalité administrative, cette étape est essentielle pour sécuriser les droits du salarié, garantir la conformité de l’embauche et éviter les risques juridiques. Cette déclaration est souvent reléguée au second plan à cause de la gestion des plannings, les tournées, les évènements … ce qui peut avoir de lourdes conséquences.
1. La DPAE : une obligation légale incontournable
Chaque embauche – même pour quelques heures seulement – impose à l’employeur une étape aussi incontournable qu’indispensable : la Déclaration Préalable à l’Embauche, plus connue sous le nom de DPAE.
Cette formalité, strictement encadrée par la loi, doit impérativement être réalisée avant que le salarié ne commence à travailler. Ce n’est pas une simple procédure administrative : elle joue un rôle clé dans l’affiliation du salarié à la Sécurité Sociale, l’ouverture de ses droits à l’assurance chômage, l’information de la médecine du travail et surtout, elle constitue une preuve légale d’embauche qui permet d’éviter tout soupçon de travail dissimulé.
Le cadre est clair : sans DPAE en temps et en heure, vous sortez des clous.
2. Les risques d’oubli : des conséquences lourdes
Mais dans les faits et parfois dans le secteur événementiel où on court partout, cette obligation est souvent reléguée au second plan.
En pleine préparation de tournées ou d’événements, il n’est pas rare que cette formalité passe inaperçue, emportée par la charge de travail et les imprévus du quotidien.
Or, l’oubli d’une DPAE peut rapidement devenir un vrai casse-tête : amendes administratives pouvant atteindre 1 200 €, perte des aides à l’embauche, voire des sanctions pénales en cas de suspicion de travail dissimulé. Ce qui pouvait ressembler à un simple oubli peut ainsi coûter plusieurs milliers d’euros et entraîner un stress important pour l’équipe, sans parler des complications juridiques et sociales avec les salariés concernés.
3. Une problématique spécifique à l’événementiel
Et pour les professionnels de l’événementiel et du spectacle vivant, cette problématique est encore plus criante.
Tourneurs, producteurs, compagnies, orchestres, lieux … tous doivent gérer un volume important d’embauches temporaires, souvent concentrées sur des périodes courtes et intenses.
Il n’est pas rare qu’une structure réalise plusieurs centaines de contrats par an, souvent gérés par une seule personne. Autant de DPAE à envoyer dans les temps, sans erreur et sans retard.
En apparence, chaque déclaration ne prend que quelques minutes, mais à l’échelle de la saison, cela représente des jours entiers perdus en tâches administratives répétitives.
4. L’impact des erreurs et retards sur la gestion RH
Et chaque minute compte, car la moindre erreur de saisie, (une mauvaise date d’embauche, un numéro de sécurité sociale incomplet, un oubli de validation), peut entraîner des retours de l’URSSAF, des DPAE rejetées, voire des blocages au moment de la paie.
Ces anomalies, parfois détectées trop tard, peuvent fragiliser la régularité de l’embauche et engendrer des corrections lourdes. Le risque d’avoir à justifier ces manquements face à un contrôle URSSAF est bien réel, tout comme celui de devoir gérer la frustration d’un salarié qui découvre que ses droits sociaux n’ont pas été activés à temps.
5. L’importance d’outils fiables pour une gestion sereine
Les erreurs ou oublis finissent par devenir inévitables, avec à la clé des conséquences financières, légales et humaines.
Il est donc essentiel de s’appuyer sur des outils fiables pour alléger cette charge souvent invisible, pourtant essentielle.
Avec Eventsoft, finis les oublis !
Conçu pour répondre à vos besoins RH, Eventsoft intègre un module “Admin” qui automatise vos DPAE.
Une fois les informations du contrat et du salarié renseignées, vous pouvez envoyer la déclaration à l’URSSAF en un clic, rapidement et en toute sécurité.
Fini les allers-retours sur Net-Entreprises ou les fichiers papier à scanner. Un algorithme intelligent identifie automatiquement les intermittents à déclarer et réalise la démarche sans intervention manuelle, vous permettant ainsi de respecter facilement vos obligations légales, de gagner du temps et d’éviter erreurs et retards.
Cerise sur le gâteau : Eventsoft communique avec vos outils de paie comme sPAIEctacle ou MovinMotion, pour une gestion fluide de l’embauche à la paie. Vous gagnez un temps précieux, vous réduisez le risque d’erreurs et vous retrouvez la tranquillité d’esprit.
En bref
- Moins de stress à chaque embauche.
- Gain de temps évident sur les formalités.
- Pas de risques de sanctions.
- Moins d’erreurs
- Plus d’agilité RH
- Et une équipe administrative plus disponible !
Avec Eventsoft, vos DPAE deviennent (enfin) une formalité simple, rapide et sécurisée. Vous pouvez vous concentrer sur votre métier. Pas sur l’administratif.
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