EventSoft X Coffreo : 10 ans d’innovation au service du staff événementiel
Dans l’univers de l’événementiel technique, de la sécurité ou du catering, le temps n’est pas une ressource : c’est une contrainte absolue. Entre la gestion d’un parc matériel complexe et le rush d’un montage, la partie administrative du personnel (extras, intermittents, vacataires) est souvent vécue comme un « mal nécessaire ». Pourtant, la ‘paperasse’ ne doit plus être le grain de sable qui bloque vos process opérationnels.
Depuis 10 ans (2016-2026), EventSoft et Coffreo s’associent pour transformer ce fardeau en levier de productivité. Retour sur une passerelle technologique qui sécurise chaque année plus de 400 000 contrats de travail.
Deux experts, une seule mission
Pour comprendre la force de cette connexion , il faut d’abord regarder les deux piliers qui la composent :
- EventSoft (édité par Intrapole) : C’est le cerveau opérationnel. Logiciel de référence pour les métiers du spectacle et de l’événementiel, il centralise tout : planning du personnel, gestion du matériel, logistique véhicules, mais aussi formalités administratives liées à l’embauche (contrats, déclarations préalables à l’embauche ou DPAE, paie, …)
- Coffreo (édité par Enso) : il assure la fiabilité des documents RH. Leader de la digitalisation des échanges, Coffreo garantit la signature électronique des contrats et leur archivage légal dans un coffre fort numérique accessible à vie pour le salarié.
► La Passerelle : Ce n’est pas un simple « transfert de fichier ». C’est un lien natif et fluide qui permet aux données de transiter depuis les plannings vers les contrats de travail signés. Finies les erreurs de ressaisie !
Pourquoi le contrat papier compromet votre rentabilité
Le « rush » événementiel ne pardonne pas. Utiliser des contrats papier ou des échanges d’emails pour votre personnel en contrats courts présente 3 risques majeurs :
- Risque juridique : Un technicien qui monte sur scène sans contrat signé, c’est un risque de travail dissimulé en cas de contrôle ou d’accident.
- Perte de temps : Relancer les extras un par un est une tâche chronophage et sans valeur ajoutée.
- Image : Aujourd’hui, un salarié attend une expérience fluide et mobile. Le papier renvoie une image obsolète.
De la planification à la signature en 5 minutes
Grâce à l’automatisation EventSoft X Coffreo, le processus devient transparent :
1. Planification centralisée
Vous construisez votre planning dans EventSoft. Le logiciel vérifie les disponibilités et les compétences. Une fois le staff validé, la DPAE est générée automatiquement.
2. Synchronisation sans ressaisie
En un clic, les données de la mission sont transmises à Coffreo. Aucune erreur de copier-coller sur le nom, le salaire ou les dates. Le contrat est généré instantanément.
3. Signature mobile et certifiée
Le salarié reçoit une notification par SMS. Il signe son contrat sur son smartphone en moins d’une minute, via un certificat personnel sécurisé.
4. Suivi en temps réel
Dans votre tableau de bord EventSoft, vous voyez instantanément qui a signé. Le contrat signé est automatiquement archivé, prêt pour la paie.
🔐 La sécurité avant tout
La signature électronique proposée via Coffreo n’est pas une simple image scannée. C’est une signature certifiée avec horodatage, garantissant l’intégrité du document et sa valeur probante devant un tribunal ou l’URSSAF.
Les dernières innovations
Après 10 ans de succès, le partenariat EventSoft-Coffreo franchit une nouvelle étape. L’intégration de l’Intelligence Artificielle permet désormais de sécuriser davantage les données sensibles et d’automatiser le contrôle documentaire (vérification des pièces d’identité, habilitations).
Parallèlement, la nouvelle application Mon EventSoft offre aux vacataires une interface unique : ils y consultent leurs plannings et accèdent directement à leurs contrats Coffreo. Fini la dispersion des informations !
► Pour conclure, automatiser ses RH avec EventSoft & Coffreo, ce n’est pas seulement « faire du numérique ». C’est s’assurer que 100% de vos prestations sont sécurisées juridiquement, que vos équipes administratives sont libérées des tâches chronophages et que vos collaborateurs sur le terrain sont engagés.
Alors que la complexité des contrats courts augmente, s’appuyer sur une solution éprouvée depuis 10 ans est le meilleur investissement pour votre croissance !
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